İmza Yetkileri Yönergesi
İHSANGAZİ KAYMAKAMLIĞI
İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
GENEL ESASLAR
1- AMAÇ
Bu yönergenin amacı:
1-İhsangazi Kaymakamlığına 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlarla verilen görevlerin belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi ve Kaymakam adına imza yetkililerinin belirlenmesi.
2-Hizmette verimli, hızlı ve doğru bir akışın sağlanması.
3-Bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi.
4-Görev, sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak güçlendirilmesi ve daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi.
5-Verilen yetkilerin belirli ilkelere bağlanması.
6-Vatandaşın idareye karşı saygınlık ve güven duygusunun güçlendirilmesi.
7-Kamu hizmetlerinin yürütülmesinde üst makam ile astların arasında tam bir koordinasyonun sağlanması, özellikle Makama arz edilecek yazılı bilgi notlarına belli bir standart getirilmesi.
2- KAPSAM
Bu yönerge; 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca Kaymakamlık ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan kamu kurum ve kuruluşlarının, imzaya yetkili kılınanların imza yetkilerini ve bu yetkilerin tam ve etkili olarak kullanılmasını, ilçenin genel idaresine ait yazışmaları Valilik birimleri, Kaymakamlıklar, İl Müdürlükleri, Özel Bütçeli Kuruluşlar, Bölge Müdürlükleri, Belediyeler, Özel ve Mesleki Kuruluşlarla, Askeri ve Adli Merciler arasında yapılacak yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Kaymakam adına imza ve/veya onay yetkisinin kullanılmasına dair usul ve esasları kapsar.
3- HUKUKİ DAYANAK
1-18.10.1982 tarih ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası
2-5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu
3-10.07.2018 tarih ve 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi
4-3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
5-4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu
6-4483 sayılı Devlet Memurları ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun,
7- 01.11.1984 tarih ve 08 Haziran 2011/27958 sayılı Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği,
8- 2018/13sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi,
9- Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik,
10-10.06.2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar ile 10.11.2023 tarih ve 31298 sayılı yazı ekinde alınan Kastamonu Valiliğinin 10/11/2023 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi Hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
4- TANIMLAR
Bu yönergede yer alan;
Valilik : Kastamonu Valiliğini,
Vali: Kastamonu Valisini,
Yönerge: İhsangazi Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini,
Makam: İhsangazi Kaymakamlık Makamını,
Kaymakam: İhsangazi Kaymakamını,
Birim: Bakanlık ve müstakil genel müdürlüklerin, başkanlıkların ilçe merkezindeki teşkilatını,
Birim Amiri: İlçe İdare Şube Başkanları ile Bakanlıkların müstakil genel müdürlüklerin ve başkanlıkların ilçe teşkilatının başında bulunan en üst yöneticiyi,
Dilekçe: Yetkili bir makama sunulan ve/veya elektronik ortamda usulüne uygun olarak gönderilen, kişilerin kendileriyle veya kamu ile ilgili istek ve şikayetlerini kapsayan bir veya daha çok imzalı müracaatını,
İlçe Yazı İşleri Müdürü: İhsangazi Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürünü.
5- YETKİLİLER
Bu Yönerge ile imzaya yetkili kılınan makam ve görevliler aşağıda gösterilmiştir.
1- Kaymakam
2- Yazı İşleri Müdürü
3- Birim Amirleri-İlçe İdare Şube Başkanları
6- İLKELER VE USULLER
1-İmza yetkilerinin, sorumluluk anlayışı içerisinde, dengeli, zamanında, tam ve doğru olarak kullanılması esastır. Bu Yönerge ile Yönerge’nin değişiklikleri, Kaymakamlık (http://www.ihsangazi.gov.tr) internet adresinde yayımlanır.
2-Birim amirleri-ilçe idare şube başkanları yıllık, mazeret, hastalık izni ve diğer sebeplerle görevden ayrılış, başlayış ve yerine görev verilecek kişiyi makama ve kurum/kuruluşlara yazı ile bildireceklerdir.
3- İmza yetkilerinin, sorumluluk anlayışı içerisinde, dengeli, zamanında, tam ve doğru olarak kullanılması esastır. Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz.
4- Yetki devrinin yasal olarak mümkün olmadığı veya yasaların bizzat ilgili amirin imzalamasını emrettiği yazı ve onaylarda imza yetkisi devri yapılamaz ve yetki kullanılamaz. Kaymakam tarafından bu yönerge ile devredilen yetkiler, Kaymakamlık onayı olmadan daha alt kademelere devredilemez. İmza yetkisi devrine ilişkin talepler İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne iletilir ve İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce makam onayına sunulur.
5-Bütün Yazışmalar 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ilkelerine uygun olarak yapılır,
6- İlçe birimlerinin faaliyet ve görev alanlarıyla ilgili olarak basın ve medyada yer alan ihbar-şikâyet ve taleplerle ilgili yayınlar herhangi bir emir beklenilmeksizin makamın değerlendirilmesine başvurularak yapılacak iş-işlem ve cevaplar makamca takdir edilir.
7-Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılardan; Kaymakamın imzalayacağı yazılar bizzat birim amirleri-ilçe idare şube başkanları tarafından imzaya sunulacaktır.
8-Yazılar varsa ekleri ile birlikte, incelemeyi gerektirenler evveliyatı ile birlikte imzaya sunulur. Ek’ler ,Ek başlık numaralı ve sıralıdır.
9- İmza yetkisinin devrinde, Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.
Kaymakam, gerekli gördüğünde yetkilerini her zaman kullanabilir. Devir konusu imza ve onay yetkisini geri alabilir ve başka amire devredebilir
10-Bu yönergede yer alan herhangi bir imza yetkisi devrinin yeniden düzenlenmesi ancak bu yönergede değişiklik yapılması ile mümkündür.
11- Kaymakamlık tarafından havale edilen yazılarda “Görüşelim” şeklinde herhangi bir talimat bulunduğu takdirde ilgili birim amiri-ilçe idare şube başkanı derhal makama bilgi verecektir. Kaymakam adına imza yetkisi verilenler yetki alanlarına giren konulardan önemli gördükleri hususları, imzadan önce veya işlem safhasında makama bilgi sunar ve makamın direktifine göre hareket ederler.
12- Kaymakam tarafından devredilen imza yetkisi kullanılırken imza yetkilisinin adının altına “Kaymakam a. ” ibaresi yazılacaktır. Birim amirleri-ilçe idare şube başkanları birimlerinden çıkan tüm yazılardan sorumlu olup yazılar, yazıyı hazırlayandan başlayarak sırasına göre makama ulaşana kadar ara kademelerce paraf edilecektir.
13- Birim amirleri-ilçe idare şube başkanları, imzaladığı yazılarda makamın bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık- görev gibi nedenlerle görevi başında bulunmadığı hallerde vekili imza yetkisini kullanır, gerekli ve zorunlu hallerde vekili imzaya yetkili kişiye bilgi verir.
14- Kaymakamlıkla diğer makamlar arasında yapılacak yazışmalarda kimin imzaya yetkili olduğu; hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsamı ve önemi dikkate alınarak belirlenir.
15- Hiçbir birim diğer birimin görev alanına giren, o birime görev veya sorumluluk yükleyen hususlarda ilgili birim amirleriyle-ilçe idare şube başkanlarıyla görüşmeden imza ve onay hazırlayamaz.
16-Yazıların ilgili birimce hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Yazı İşleri Müdürlüğü veya Özel Kalemde hazırlanan yazılardan bir örnek bilgi için ilgili birimine gönderilir. Bu tür yazılar için, Kaymakamın imzasına sunulmadan önce Yazı İşleri Müdürünün parafı alınır.
17- İmza ve onaylar konunun yasal dayanakları yazı içeriğinde belirtilerek hazırlanır. Yasal dayanağı olmayan hiçbir yazı onaya ve imzaya sunulmayacaktır. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuat, yazıda ( ......... Kanunun .......... maddesi ...........Yönetmeliğinin ...............maddesi vb. gibi) açıkça belirtilecektir. Buna uygun olmayan yazılar ilgililerince paraf ve imza edilmeyecektir.
18-Kaymakam tarafından istenen brifingler dosya halinde olmak kaydıyla her bir kurumun kendi bünyesinde hazırlayacağı düzenli bir formatta olacak ve muhakkak ki ilgili birim amiri-ilçe idare şube başkanınca imza edildikten sonra makama arz edilecektir.
19-Genel idare kuruluşlarının yürüttükleri görev ve hizmetlerle ilgili olarak vatandaşlarımızın önceden bilgilendirilmesi, uyarılması, planlama yapılması ve tedbir alınmasını gerektiren duyurular ilgili kurum tarafından Yazı İşleri Müdürlüğüne iletilir, basın ve yayın organlarına Yazı İşleri Müdürlüğünce gönderilir.
20- Kamu kurum ve kuruluşları düzenleyecekleri toplantı, açılış, panel vb. etkinlikler hakkında makama zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler.
21-Bütün kamu kurum ve kuruluşları, memur ve işçi alımlarında (hizmet alımı dahil) ve bunlara ilişkin iş ve işlemlerde öncelikle Makamı haberdar ederler.
22- Bilgi vermeyi gerektirmeyen yazılardan; Kaymakamın imzalayacağı yazılar Özel Kaleme protokol imza sümeni içerisinde teslim edilir ve imzalandıktan sonra aynı yerden geri alınır.
23-Bakanlıklarca veya Valilikçe Kaymakamlığımızdan görüş istenilmesi durumunda birim amirleri öncelikle Kaymakam ile konuyu istişare ettikten sonra cevap yazılacaktır.
24- İlçede kurum ve kuruluşu bulunmayan Bakanlık ve Bağımsız Genel Müdürlüklerin, Başkanlıkların temsilciliklerinden gelen evrakların iş ve işlemleri öncelikle Yazı İşleri Müdürlüğünce ancak Yazı İşleri Müdürlüğünün iş ve işlemlerinin yoğunluğu dolayısıyla ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına da havalesi yapılarak gereği istenebilecektir.
25-Kaymakamlık Makamı vatandaşların her türlü dilek ve şikâyetlerine daima açıktır.
26-Dilekçeler kural olarak Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak Yazı İşleri Müdürü ihbar, şikayet ve talep içermeyen hususlar ile mukteza belirtmeyen ve makam takdirini gerektirmeyen her türlü dilekçelerin havalesine yönergede ilgili diğer maddelere aykırı olmamak kaydıyla yetkili kılınmıştır.
27-Dilekçelere yasal süre (en geç 30 gün) içinde gereği yapılır. Ve cevapları verilir. Kaymakamın havalesine tabi dilekçeler yine kaymakamın imzası ile cevaplandırılır. Gereği zorunlu sebeplerle yasal süresi içinde yerine getirilmeyen dilekçeler ile ilgili olarak her 30 gün içinde süreç (ne yapıldığı, ne aşamada olduğu) hakkında ilgili kişi ve makamlara yazılı bilgi verilir.
28-Kaymakamlığa gelen önemli mahiyetteki yazılı ve sözlü başvurular Yazı İşleri Müdürlüğünce kabul edilerek ilgili daireye havalesi, makama gecikmeksizin bilgi verilecek veya konunun önemine göre bizzat makamca yapılacaktır.
29-Bu yönerge ile kendilerine yetki devredilenler yetkilerini aşan tarzda diğer birimlerle yazışma yaptığı takdirde ilgili birim yazıyı hiçbir işlem yapmadan iade eder.
7- SORUMLULUK
1- Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından ve uygulamanın Yönergeye uygunluğunun denetiminden yazı işleri müdürü ve birim amirleri-ilçe idare şube başkanları, kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından ilgili görevliler sorumludur.
2-Tekit yazılarına mahal verilmeyecek şekilde evrak akışı takip edilecektir. Tekitlerden ilgili memur ve amirler müştereken sorumludur.
3-Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludur. Birim amirleri kurumlarında işlem gören tüm yazılar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden sorumludur.
8-TOPLANTILAR
1-Mevzuat gereği başkanlık devrinin mümkün olmadığı kurul ve komisyonlar, Kaymakam başkanlığında yapılacaktır.
2-Kaymakamın başkanlık ettiği toplantılara, kurumun en üst yetkilisi bizzat katılacaktır.
3-Kurul ve komisyon üyeleri zorunlu ve mücbir sebepler halinde önceden bildirmek kaydı ile yerlerine temsilci gönderebilecektir.
4-Toplantılara birim amirlerinin hazırlıklı ve gündem hakkında bilgi sahibi olarak katılmaları esastır. Katılımcılar belirtilen yer ve saatte yerlerini almak zorundadır.
5-Toplantıların sekretaryasını yürüten birim tarafından toplantı tutanağı düzenlenir, Yazı İşleri Müdürlüğüne ve katılımcı birimlere gönderilir.
6- Kaymakamın başkanlığında yapılması gereken İdare Kurulu, Umumi Hıfzıssıhha Kurulu, İnsan Hakları Kurulu, Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı vb. toplantıların gündemi makul süre önce, acil hallerde toplantıdan hemen önce ilgili birim amiri-ilçe idare şube başkanı tarafından makama sunulur. Toplantı yeri ve materyaller (yazılı ve görsel vb.) zamanında hazırlanır.
9-UYGULAMA ESASLARI
1-Vatandaşlarımız, Anayasa’nın 74. Maddesi, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca, kendileri veya kamu ile ilgili şikayet ve talepleri için yetkili mercilere başvurma hakkına sahiptirler. Başta Kaymakamlık Makamı olmak üzere bütün kamu kamu kurum ve kuruluşları bu taleplere daima açıktır.
2-Birim amirleri kendilerine doğrudan gelen evrak ile ilgili değerlendirmelerini yaparak, bilgi verilmesi gerekenlerle ilgili olarak makama gerekli bilgiyi sunduktan sonra Kaymakamın talimatını alacaklardır.
3-Kaymakam imzasına sunulacak yazılar hiçbir şekilde ilgisi olmayan kişiler tarafından takip edilemez ve her ne amaçla olursa olsun takip için ilgili olmayan kişilere kurumlarca evrak teslimi yapılamaz. İmzadan çıkan evrakı teslim almaya yetkili personel kurumları tarafından İmza Yetkileri Yönergesinin yayınlanmasına müteakip Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirilir.
4-Atama, yer değiştirme, açığa alma, işten el çektirme, göreve iade, soruşturma açma, kapatma, memurlara, gerçek veya tüzel kişilere idari yaptırım uygulanması, insan hakları, şikayet ve bahsedilen yazılar gibi önem arz eden yazılar bizzat daire amirleri tarafından önceden bilgi verilerek makamın onay veya imzasına sunulur.
5-Kurumun Kamu Hizmetleri standartları tablosunda belirtilen belgelerin dışında hiçbir belge vatandaşlardan istenmez. Hizmetin sunum süresi olağan dışı bir durum gerçekleşmesi, programa alınması gereken, kaynak talebi gerektiren, diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yazışma, inceleme gerektirmesi ve benzer hususlar dışında aşılamaz.
6-Şikayet-talep ve icrai nitelik taşıyan dilekçeler esas itibarı ile Kaymakam tarafından havale edilir.
YÖNERGEDE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER
1-Yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüt edilen durumlarda Kaymakamın emrine göre hareket edilir.
İKİNCİ BÖLÜM
İMZA YETKİLERİ
1-KAYMAKAMIN İMZALAYACAĞI VE ONAYLAYACAĞI YAZILAR
Bu yönergede yazı işleri müdürü ya da birim amirlerinin-ilçe idare şube başkanlıklarının onaylayacağı ya da imzalayacağı belirtilen yazılar dışındaki bütün yazılar ile mevzuatın doğrudan mülki amire imza ve onay yetkisi verdiği yazılar Kaymakam tarafından imzalanır veya onaylanır.
2- YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI VE ONAYLAYACAĞI YAZILAR
HAVALE, İMZA VE ONAY YETKİSİ
1-Adli Sicil Kaydının imzalanması
2- Muhtar ve ihtiyar heyeti imza sirküleri ile Muhtarlık Belgesi yazıları
3-Yabancı ülkelerde çalışanların yakınları ile ilgili bakım belgeleri
4-Kaymakamlık Makamına elden, e-posta veya posta yoluyla gelen Kaymakamın görmesini gerektirmeyen dilekçelerin (şikâyet, talep vb. hariç) ilgili kurumlara havale edilmesi.
5-Kaymakamın teftiş ve denetimde, görev gezisinde veya il toplantılarında bulunduğu sırada Kaymakam tarafından yapılacağı bildirilen işlerden bekletilmesi önemli derecede mahsurlu olanların gereği ve icrası sair yollarla makama bilgi verilerek alınan talimat doğrultusunda veya gecikmesinde sakınca olabilecek hallerde doğrudan İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından yapılacak ve en kısa sürede Kaymakamlık Makamına bilgi verilmesi sağlanacaktır
6- Kaymakamlığa gelen ‘gizli’, ‘çok gizli’, ‘kişiye özel’, ‘hizmete özel’, ‘isme’ yazılar ve gizlilik niteliği taşıyan diğer yazı ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir. Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadar açıklanır.
7- ‘İvedi’, ‘Çok İvedi’, ‘Günlü’ ibareli yazılar ile (Telgraf, Teleks, Faks, Tele fakslar gibi) değerli evraklar Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda sair yollarla makama bilgi verilerek Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda makama bilgi verilir.
8-Tüketici Mahkemesinden istenen bilgi, belge ve dosyaların gönderilmesi.
1-ORTAK HÜKÜMLER
3- BİRİM AMİRLERİNCE-İLÇE İDARE ŞUBE BAŞKANLARINCA İMZALANACAK YAZILAR
1- Kaymakam onayından geçmiş işlem ve kararların merciine gönderilmesi ve muhatabına tebliğine ilişkin yazılar.
2- Kaymakamın ilgili dairelere veya alt birimlere yayımlanması talimatını verdiği Genelgelerin gönderilmesine ilişkin yazılar.
3- Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için bilgi veya belge istenmesi ile ilgili Kaymakamın görüş ve katkısını gerektirmeyen yazılar.
4- Tip formlarla bilgi alma veya bilgi verme niteliğinde olan ve Kaymakamın görüş ve katkısını gerektirmeyen yazılar.
5- Kuruluşların, bağlı oldukları İl ve Bölge Müdürlükleri ile diğer üst makamlara periyodik olarak gönderdikleri istatistiki bilgilere ait yazılar ve cetveller.
6- Yeni bir hak veya yükümlülük doğurmayan, bir direktif veya icra talimatını içermeyen Kaymakamlık görüş ve takdirini gerektirmeyen mutat yazılar.
7- Makamın bilgisini gerektirmeyen, kurumları ile ilgili 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa göre verilen dilekçeler ile ilgili yazılar.
8- İlçe içi taşıt ve personelin günü birlik görevlendirme onayları birim amirlerince-ilçe idare şube başkanlarınca, ilçe dışı yapılacak taşıt ve personelin görevlendirme onayları ise Kaymakam tarafından yapılacaktır. Eğer kurumsal hiyerarşi içerisinde il birimleri tarafından personel görevlendirmesi yapılmışsa vatandaşımızın mağdur olmaması ve iş planlaması açısından birim amirince-ilçe idare şube başkanınca önceden makamın bilgisine sunulacaktır. Ayrıca bölge teşkilatı şeklinde görev yürüten kurumların acil durumlarda koordinasyonu aksatmaması açısından yapacağı görevlendirmelerde ilgili birim amiri-ilçe idare şube başkanı makama bilgi verecektir.
9- Kurum ve kuruluşların hizmet alanına giren bilgi ve belge taleplerine ilişkin başvuru ve dilekçelerin kabulü ile sonucundan ilgiliye bilgi verilmesine dair yazılar.
10-Yetkili kurullar ve komisyonların toplantısında alınan kararların ilgili kişi ya da kurum ve kuruluşlara bildirilmesi.
11- İstatistiki raporları hazırlama, izleme, değerlendirme, bilgi toplama kapsamında ilgili kuruluşlardan bilgi ve belge istenmesi, gönderilmesi ve bilgi derlenmesi ile ilgili yazılar.
12- Kaymakam talimatını gerektirmeyip konusu şikayet ve talep olmayan ve doğrudan ilgili birime verilen mutat dilekçelerin havalelerinin yapılıp işleme konulması.
13- Birim amirleri-ilçe idare şube başkanları sadece kendi görev alanları ile ilgili başvuruları/dilekçeleri bu yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde (ihbar, şikayet, talep, atama, soruşturma, yer ve görev değişikliği vb. istisnalar dışında) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak, konuyu incelemeye ve eğer istenilen husus; yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler. Bunlar dışındaki sonuçlara ya da ihbar sonucunda kamuoyu oluşturma, soruşturma, şikayet, tayin, atama, yer ve görev değişikliği taleplerine dair dilekçe ve yazıları Kaymakamlık makamına yönlendirirler. Bu tür yazıları Kaymakamlık makamına yönlendirmenin mümkün olmadığı ve/veya gecikmesinde sakınca bulunan telafisi imkansız zararlara neden olacak durumlarda kabul edebilirler ve bu durumlarda sair yollarla derhal Kaymakama bilgi vererek ve alınacak talimatlar doğrultusunda işlemi tamamlar, cevaplarını yazarlar. Cevabın bir örneğini Yazı İşleri Müdürlüğüne iletirler.
14- Kaymakamın birim amirleri-ilçe idare şube başkanları tarafından imzalanmasını uygun gördüğü diğer yazılar.
4-BİRİM AMİRİNCE-İLÇE İDARE ŞUBE BAŞKANINCA ONAYLANACAK YAZILAR
1- Birimde görevli personelin;657 sayılı DMK’da yer alan 102 ve 103.maddesi ile 104. maddesinin (a,b,d) fıkralarında yazılı doğum, ölüm, evlenme ve süt izni, 105. maddesinde sözü edilen hastalık ve refakat izinlerinin onayları.(Hastalık ve refakat izinlerinin memuriyet mahalli dışında geçirilmesine ilişkin onaylar ile 104. Maddenin (c) fıkrasında yer alan ve (a) ile (b),(d) maddelerinde belirtilen haller dışında mazeret izinleri Kaymakam tarafından verilecektir.) İzin planlamasında kamu hizmetinin aksatılmaması hususuna azami özen gösterilecektir.105. maddeye göre verilen uzun süreli izinlerden makam haberdar edilecektir.
2- Birimlerinde görevli müdür yardımcısı, şube müdürü, kuruluş müdürü, memur, yardımcı hizmetler gibi idari görevde bulunan personelin görevden ayrılmaları, izin, rapor, sevk veya görevli olmaları halinde yerlerine vekâlet edeceklere ait onaylar.
3-Memur ve yardımcı hizmetler personelinin derece, kademe ve intibak onayları.
4-Taşınır Mal Yönetmeliği’nin uygulanmasına ilişkin yazılar ve onaylar.
5-İlçe içi araç ve araçla gidecek personelin görevlendirme onayları.
6-Meslek kuruluşlarının ve kooperatiflerin genel kurulları için bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine ilişkin onayları.
7-Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğine göre yapılacak her türlü iş ve işlemlere ilişkin onaylar
8-Kaymakam’ın birim amirleri-ilçe idare şube başkanları tarafından imzalanmasını uygun gördüğü diğer onaylar.
BİRİM AMİRİNİN-İLÇE İDARE ŞUBE BAŞKANININ İMZALAYACAĞI VE ONAYLACAĞI YAZILAR
İLÇE JANDARMA KOMUTANI
- Av tüfeği ruhsat işlemlerine ilişkin başvuru dilekçelerinin havalesi ile yazışmaları (Onaylar Kaymakamlık Makamı tarafından verilecektir.)
- Kendileri, rütbeli sayılabilecek personel ve şayet varsa kaymakamlık koruma emrinde çalışan personel hariç personel izinleri.
- Silah Nakil Belgesinin imzalanması
İLÇE EMNİYET AMİRİ
- Av tüfeği ruhsat işlemlerine ilişkin başvuru dilekçelerinin havalesi ile yazışmaları (Onaylar Kaymakamlık Makamı tarafından verilecektir.)
- Kendileri, rütbeli sayılabilecek personel ve şayet varsa kaymakamlık koruma emrinde çalışan personel hariç personel izinleri.
- Silah Nakil Belgesinin imzalanması
İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜ
1-İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı okullarda öğrencilerle ilgili istatistiklere ait yazışmalar.
2-İlçede eğitim-öğretim hizmetleri kapsamındaki mesleki ve rehberlik çalışmaları ile ilgili yazışmalar.
3-Devlet parasız yatılılık ve bursluluk sınavı ile ilgili yazışmalar.
4-Sadece kendi muadil ve astlarına hitaben yazılan öğrenci nakilleri, devamsız öğrenciler vb. öğrenci işleriyle ilgili yazışmalar.
5-Halk Eğitim Müdürlüğünün bilgilendirmeye ve istatistiklere ait yazışmalar.
6-İzinlerin Milli Eğitim Bakanlığı İzin Yönergesine göre yerine getirilmesi.
MALMÜDÜRÜ
1-Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkında Kanunun 64. Maddesinin “Haciz muameleleri, tahsili dairelerince düzenlenen ve alacaklı amme idaresinin, mahallin en büyük memuru veya tevkil edeceği memur tarafından tasdik edilen haciz varakalarına dayanılarak yapılır.” hükmüne istinaden Kaymakam tarafından onaylanması gereken Haciz Varakalarının tasdiki ve ilgililerine yazılması iş ve işlemleri.
İLÇE NÜFUS MÜDÜRÜ
- Sürücü belgeleri ile ilgili yürütülecek iş ve işlemlere ait yazışmalar.
İLÇE TARIM VE ORMAN MÜDÜRÜ
- Kaymakam adına İlçe Hayvan Zabıtası Komisyon kararları ile tazminatlı hayvan kesimi kararlarının imzalanması yazıları.
- Tarımsal kalkınma kooperatiflerinin kredi ve desteklemelerle ilgili olarak bankalarla olan yazışmaları.
- Mahkemelerce istenen bitkisel ürünlere ait maliyet çizelgelerinin ilgili mahkemelere gönderilmesine ilişkin yazılar.
SOSYAL YARDIMLAŞMA VE DAYANIŞMA VAKFI MÜDÜRÜ
1-Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı başvurularında 3294 sayılı Kanun kapsamında hane gelirinin araştırılmasına ilişkin mutat yazışmalar.
2-Kaymakamlık Makamına bilgi sunmak kaydıyla 2022 sayılı Kanun uyarınca yapılacak başvurulara ilişkin mutat yazışmalar.
3-Gelir tespiti talebi ile ilgili yazışmalar.
4-İlçe içi ve köylere vakıf iş ve işlemleri için taşıt görev formları.
5-ŞNT takipleri ile ilgili ilçe dışına yazılan yazılar.
İLÇE MÜFTÜSÜ
1-Yardım toplama onayları alındıktan sonra ilgili birimlere gönderilmek için yazılan üst yazıların imzalanması.
İLÇE ÖZEL İDARE MÜDÜRÜ
1-Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan tip formlarla bilgi alma ve verme niteliğinde olan tekniğe ve hesaba müteallik ve Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen yazılar.
SAĞLIK GRUP BAŞKANI(BAŞHEKİM)
- Yeni bir hak ve hükümlülük doğurmayan tip formlarla bilgi alma ve bilgi verme niteliğinde olan, tekniğe ve hesaba müteallik ve Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen yazılar.
- Aile Hekimi ve Aile Sağlığı personelinin izin onayları.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
DİLEKÇE - EVRAK KABUL VE HAVALESİ
DİLEKÇE KABUL VE HAVALESİ
1- Kaymakamlığa doğrudan verilen veya posta ve e-mail yoluyla gelen dilekçelerden, yönergede yer alan ilgili hükümler saklı kalmak kaydı ile;
a) İçeriği itibariyle Kaymakamlık görüşü gerektirmeyen, bir ihbar yâda şikâyeti kapsamayan, bölgesel kuruluşlar ile mahalli idareler üzerindeki gözetim ve denetim yetkisiyle ilgili olmayan dilekçeler ile olay ve durumların kaydına, saptanmasına veya bilinmesine ilişkin dilekçelerin havalesi ve rutin özellikli evrak havaleleri İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından;
b) (a) fıkrasında belirtilenler dışındaki dilekçeler Kaymakam tarafından ilgili kuruluşlara havale edilirler.
2- Birim amirleri-ilçe idare şube başkanları kendi daireleriyle ilgili başvuruları ve dilekçeleri yönergede belirtilen kurallar ve yönergenin diğer kısımlarındaki hükümler saklı kalmak kaydıyla doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak alt birimlere havaleye, konuyu incelemeye ve istenen husus var olan bir durumun açıklanması veya öğrenilmesi ise bunu dilekçe sahibine yazılı olarak bildirmeye (4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu dâhil) yetkilidirler. Bunlar dışındaki istemlere ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.
3- Kaymakamlık dışındaki kurum ve kuruluşlara havale edilen dilekçeler üzerine Kaymakam, kurumların doğrudan kabul ettiği dilekçeler üzerine de birim amirleri dışındaki görevlilerce herhangi bir talimat yazısı yazılmayacaktır.
4-Tüm birimler kendilerine ulaşan dilekçeleri evrak kayıt defterine veya elektronik ortamda kayıt altına alıp izleyecekler ve sonucu hakkında 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun’da belirtilen zaman ve usule uygun olarak başvuru sahibine bilgi vereceklerdir. Elden takip edilen dilekçeler için ‘‘Alındı Belgesi’’ verilecektir.
GELEN VE GİDEN YAZILAR
Kaymakamlığa gelen evraklardan:
a)Kaymakamlık Makamına hitaben gönderilen kişiye özel evrak, gizli evrak, şifre ibaresi ile gelen yazılar açılmaksızın teslim alınır ve Kaymakama teslim edilir. Kayıtlar Yazı İşleri Müdürlüğünce tutulur.
b) Ada (İsme) yazılı olan ve özel damgalı olanlar, muhatabı olan kişi veya makam tarafından,
c) ‘Gizli’,‘Çok Gizli’,‘Kişiye Özel’,‘Hizmete Özel’,‘İsme’ yazılar ve gizlilik niteliği taşıyan diğer yazı ve şifreler Kaymakam tarafından açılacak ve kaydı Yazı İşleri Müdürlüğünce tutulacaktır.
d) Kaymakamlık Makamına gelen diğer bütün yazılar Kaymakamlık Evrak Bürosunda açılacak, ilgili memurlar tarafından gideceği yer belirlendikten sonra kaydı yapılacak; Kaymakam veya Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edildikten sonra ilgili birimine gönderilecektir.
2-Yazıların sonuç bölümlerinde yer alan “Arz olunur, Saygılarımla arz ederim” vb. ifadelerin yerine “Arz ederim” ifadesi kullanılacaktır.
(a) Üst ve denk makamlara yazılan yazılar, ‘Bilgilerinize arz ederim.’, ‘Gereğini arz ederim.’, ‘Bilgi ve gereğini arz ederim.’ ; alt makamlara yazılan yazılar, ‘Bilgilerinizi rica ederim.’, ‘Gereğini rica ederim.’, ‘Bilgi ve gereğini rica ederim.’ ifadelerinden uygun olanı seçilerek bağlanacaktır.
3-Onaylarda; “Olur, Onay, Uygundur, Muvafıktır” gibi değişik ifadeler yerine sadece “OLUR” deyimi kullanılacak ve imza yeri için yeterli bir açıklık bırakılacaktır. Tarih bölümümün sadece gün kısmı onay makamı için boş bırakılacaktır.
4-Yazıların Türkçe dil bilgisi kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak yansıtılması zorunludur. Bu amaçla tüm birimlerde, Resmi Gazete’de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik dosyası bulundurulmasından birim amirleri-ilçe idare şube başkanları sorumlu olacaktır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
DİĞER HÜKÜMLER
RESMİ YAZIŞMA USULLERİ
1-Yazışmalar, 10.06.2020 gün ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’’ esaslarına göre yapılacaktır.
2- İlçe birim amirleri-ilçe idare şube başkanları bu yönergede verilen yetkiler dışında, il birim amirleri-il idare şube başkanları ile doğrudan yazışma yapmayacaklardır. İl birim amirlerinden-il idare şube başkanlarından gelen ve Kaymakamlık Makamının görmesi gerektiği bir konuyu içeren evraklar derhal makama sunulacaktır.
YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME
1- Bu Yönerge İhsangazi Kaymakamı tarafından yürütülür.
2- İhsangazi Kaymakamlığı’nın bu konuda yayımlamış olduğu 19.01.2022 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.
3-Bu yönerge 19/03/ 2025 tarihinde yürürlüğe girer.
